Praca zdalna na nowych zasadach

Ostanie lata to czas dynamicznych zmian na rynku pracy. Pandemia, cyfryzacja wielu branż, a także sama postawa pracowników spowodowały wzrost popularności pracy zdalnej. Dlatego też kompleksowe uregulowanie na poziomie ustawy tej formy pracy okazało się konieczne. W niniejszym artykule postaramy się przybliżyć Państwu główne zmiany dotyczące tak pracowników, jak i pracodawców w zakresie nowych przepisów pracy zdalnej.

Co to jest praca zdalna?

Nowe przepisy definiują pracę zdalną jako pracę, która może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Powyższe oznacza, że na podstawie nowych regulacji możliwe będzie wykonywanie pracy zdalnej całkowicie zdalnie (w pełnym wymiarze czasu pracy) lub  hybrydowo (częściowo) np. 3 dni w tygodniu w siedzibie pracodawcy i 2 dni w miejscu zamieszkania pracownika.

Świadczenie pracy zdalnej, co do zasady będzie wymagało dokonania uzgodnień pomiędzy stronami umowy o pracę. Takie uzgodnienie będzie mogło nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. Natomiast szczegółowe warunki wykonywania pracy zdalnej u danego pracodawcę powinny zostać określane w:

• porozumieniu – zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową,
• regulaminie – w sytuacji gdy u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa lub jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z taką organizacją,
• porozumieniu zawartym z pracownikiem – gdy nie zostanie zawarte porozumienie z ww. organizacją zakładową lub nie zostanie wydany regulamin
• poleceniu pracodawcy – wydanym w szczególnych okolicznościach, tj. np. w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu epidemii lub w którym z powodu siły wyższej nie jest możliwe bezpieczne wykonywanie pracy w dotychczasowym miejscu.

Kiedy wchodzą w życie nowe przepisy?

Przepisy dotyczące wykonywania pracy zdalnej zostały wprowadzone do Kodeksu pracy na podstawie  ustawy z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 240). Nowe regulacje wejdą w życie z dniem 7 kwietnia 2023 roku.

Czy pracodawca może nie zgodzić się na pracę zdalną?

Co do zasady, wniosek pracownika dotyczący wykonywania pracy zdalnej nie będzie dla pracodawcy wiążący. To oznacza, że pracodawca będzie mógł odmówić uwzględnienia wniosku pracownika o pracę zdalną wówczas, gdy jego zaakceptowanie nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. W takiej sytuacji pracodawca zobowiązany będzie do poinformowania pracownika o przyczynie odmowy uwzględnienia jego wniosku o pracę zdalną.  Termin w ciągu którego będzie zobowiązany odpowiedzieć wynosi 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Należy pamiętać, że praca zdalna będzie mogła być realizowana pod warunkiem, że rodzaj wykonywanej pracy umożliwi taką formę wykonywania obowiązków pracowniczych. W ramach pracy zdalnej nie będzie można wykonywać m.in. prac szczególnie niebezpiecznych, powodujących intensywne brudzenie czy związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych, czynników chemicznych. Dodatkowo, istnieje szczególna grupa pracowników, których wniosek o pracę zdalną będzie co do zasady dla pracodawcy wiążący. Więcej na ten temat możecie Państwo przeczytać w następującym artykule: ,,Kiedy pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej”.

Jakie prawa przysługują pracownikowi pracującemu zdalnie?

Pracownik, który wykonuje pracę w trybie zdalnym nie będzie mógł być z tego powodu w jakikolwiek sposób dyskryminowany. Powyższa zasada dotyczy również sytuacji w której pracownik nie wyrazi zgodny na wykonywanie zdalnej pracy. Istotną zasadą będzie również to, iż pracownik wykonujący pracę zdalną nie będzie mógł być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania i dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy zatrudnieni stacjonarnie. Oczywiście powyższe dotyczy pracowników zatrudnionych przy takiej samej lub podobnej pracy.

Dodatkowo, przepisy zobowiązują pracodawcę do zagwarantowania pracownikowi wykonującemu pracę zdalną możliwości przebywania na terenie zakładu pracy, kontaktowania się z innymi pracownikami. Powyższe dotyczy również zapewnienia możliwości korzystania z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, pomieszczeń socjalnych  na takich samych zasadach jakie obowiązują pracowników wykonujących pracę stacjonarnie w siedzibie pracodawcy.

Istotnym uprawnieniem będzie również możliwość przekazywania przez pracowników wniosków w postaci papierowej lub elektronicznej np. wniosku o udzielenia urlopu bezpłatnego. Powyższe z pewnością ułatwi komunikację z pracodawcą, w szczególności z działami kadrowymi. Jednak stanowi również wyzwanie organizacyjne dla pracodawców w zakresie dostosowania systemów do elektronicznego składania przez pracowników wniosków związanych z pracą zdalną.

Czy praca zdalna musi być wykonywana w miejscu zamieszkania?

Miejscem wykonywania pracy zdalnej będzie zawsze miejsce wskazane przez pracownika i następnie zaakceptowane przez pracodawcę. Pracownik jako miejsce wykonywania pracy zdalnej może wskazać konkretny adres, ale może to być także miejscowość, określony teren lub kilka miejsc. Nie musi być to miejsce zamieszkania czy zameldowania pracownika, ważne aby było to miejsce uzgodnione z pracodawcą. Bowiem ani pracodawca ani pracownik nie będzie mógł narzucić drugiej stronie miejsca w którym ma być świadczona praca zdalna. Przepisy wyraźnie wskazują na konieczność uzgodnienia (akceptacji) tego miejsca. Co więcej, na każdą nawet jednorazową zmianę miejsca świadczenia pracy zdalnej (np. jednodniowy wyjazd w ciągu tygodnia pracy) pracodawca będzie musiał wyrazić zgodę.

Kto ponosi koszty pracy zdalnej?

Przepisy wprowadzają obowiązek pokrycia przez pracodawcę określonych kosztów związanych z wykonywaniem pracy w formie zdalnej. Co do zasady pracodawca zobowiązany będzie do pokrycia kosztów bezpośrednio związanych z eksploatacją sprzętu niezbędnego do świadczenia pracy w formie zdalnej, czyli kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych. Oprócz kosztów energii oraz dostępu do Internetu pracodawca zobowiązany będzie pokryć inne koszty niż koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów pracodawca określił w porozumieniu dotyczącym pracy zdalnej (np. koszt zużytej wody).  Dodatkowo, w sytuacji korzystania przez pracownika z własnych materiałów i narzędzi pracy np. laptopa czy telefonu, pracodawca zobowiązany będzie do wypłaty takiemu pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego. Pokrycie ww. kosztów lub wypłata ekwiwalentu pieniężnego będą mogły przyjąć formę ryczałtu.

Czy mogę bez konsekwencji cofnąć wniosek o pracę zdalną?

W przypadku, gdy do uzgodnienia pracy zdalnej dojdzie w trakcie zatrudnienia to zarówno pracodawca, jak i pracownik będą mogli wystąpić z wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków świadczenia pracy w tradycyjnej formie. Zgodnie  przepisami, w takiej sytuacji strony zobowiązane są ustalić termin przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy, który nie może być dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. Jeżeli pracodawca i pracownik z różnych względów nie będą mogli dojść do porozumienia to przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy nastąpi w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku. Istotne, że wskazane uprawnienie do cofnięcia wniosku  nie będzie przysługiwało pracodawcy w odniesieniu do szczególnej grupy pracowników wykonujących pracę zdalną na swój – wiążący dla pracodawcy – wniosek (więcej na ten temat w artykule ,,Kiedy pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej”) chyba, że dalsze wykonywanie pracy zdalnej nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Podsumowanie

Bez wątpienia nowelizacja kodeksu pracy i kompleksowe uregulowanie na poziomie ustawy pracy uznać należy za dobre rozwiązanie. O ile sama idea odpowiada uzasadnionym potrzebom pracodawców i pracowników to jednak same przepisy nasuwają wiele pytań. W praktyce wiele wątpliwości budzi wśród pracodawców chociażby konieczność zwrotu kosztów energii elektrycznej oraz dostępu do Internetu. Brak jest norm, który wskazywałyby w jaki sposób pracodawcy mają ustalać wysokość tych kosztów. Dodatkowo niejasne są zasady kontroli pracowników w ich domach w kontekście prawa pracowników do zachowania prywatności i ochrony miru domowego.

W kolejnych artykułach postaramy się Państwu przybliżyć kolejne aspekty kodeksowej pracy zdalnej. W szczególności wyjaśnimy w jakich sytuacjach pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej, na czym polega okazjonalna praca zdalna, jakie obowiązki ustawa nakłada na pracodawców w związku
z tym trybem pracy, a także na jakich zasadach pracodawcy mogą kontrolować wykonywanie pracy zdalnej przez pracowników.