Newsletter zgodny z prawem

Jedną z popularniejszych form budowania relacji z klientami i prowadzenia marketingu bezpośredniego jest korzystanie z newslettera. Newsletter polega na przesyłaniu wiadomości e-mail do osób, które wyraziły zgodę na otrzymywanie informacji o danej firmie, oferowanych przez nią usługach i produktach. Najczęściej celem jego prowadzenia jest podtrzymywanie stałej komunikacji z klientami, zwiększenie rozpoznawalności  marki czy dostarczanie informacji o ofertach i promocjach. Z tego artykułu dowiesz się jak spełnić określane prawem wymagania i co ważniejsze jak jednocześnie nie zniechęcić użytkowników do zapisu na listę odbiorców Twojego newslettera.

Jak stworzyć legalny newsletter?

Równie ważne, jak wybór odpowiedniego narzędzia do obsługi mailingu oraz szaty graficznej jest spełnienie wymogów prawnych jakie związane są z prowadzeniem tego narzędzia. Warto mieć na uwadze, że do stworzenia newslettera zgodnego z prawem nie wystarczy jedynie dopełnienie obowiązków związanych z RODO, ale również przestrzeganie przepisów innych ustaw.

Aby stworzyć legalny newsletter musimy brać pod uwagę takie przepisy jak:

• art. 10 ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną, zgodnie z którym zakazane jest przesyłanie niezamówionej informacji handlowej skierowanej do oznaczonego odbiorcy będącego osobą fizyczną za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty elektronicznej,
• art. 172 ustawy z dnia z dnia 16 lipca 2004 roku – Prawo telekomunikacyjne, na podstawie którego zakazane jest używanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących dla celów marketingu bezpośredniego, chyba że abonent lub użytkownik końcowy uprzednio wyraził na to zgodę, a także
• art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, zgodnie z którym przetwarzanie danych jest możliwe, jeśli osoba wyraziła na to zgodę w konkretnym celu.

Wobec powyższego, aby prowadzić newsletter zgodnie z prawem należy uzyskać odpowiednie zgody subskrybentów na wysłanie im wiadomości na ich skrzynki pocztowe.

Jak powinna wyglądać zgoda na newsletter?

Jak wynika z powyższego, w obowiązującym stanie prawnym, mamy aż trzy akty prawne, które regulują przesyłanie treści marketingowych. Wszystkie te regulacje łączy jedna kwestia – zgoda odbiorcy e-maila. Aby wysyłać newsletter musisz uzyskać dobrowolną zgodę oraz poinformować w jakim celu i na jakich zasadach dane tej osoby będą przetwarzane. Brak jest natomiast przepisu, który wskazywałby czy i które zgody możemy ze sobą łączyć. Wydaje się, że zgody wynikające z ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz Prawa telekomunikacyjnego mogą zostać sformułowane w ramach jednego chekboxa jako zgoda na przesyłanie informacji handlowej drogą elektroniczną na określony adres e-mail. Dodatkowo konieczne jest zamieszczenie pod formularzem zapisu na newsletter także drugiego chekboxa dotyczącego zgody na przetwarzanie danych osobowych związanych z wysyłaniem newslettera (RODO) – tymi danymi są zazwyczaj imię i adres e-mail. Przy tym niezwykle istotne jest, że zgoda musi być uprzednia co oznacza, że nie można zapytać o nią dopiero w momencie kontaktowania się z klientem w celach marketingowych, należy uczynić to wcześniej najlepiej na etapie pozyskiwania danych kontaktowych, czyli na etapie zapisu na listę odbiorców newsletter.

Ważne, tak samo jak uzyskanie zgody jest zagwarantowanie użytkownikom możliwości jej wycofania. Częstą praktyką, jest zamieszczanie w każdej wiadomości newsletter przesyłanej do subskrybentów linku z informacją o możliwości wypisania się z listy subskrybentów np. poprzez link zatytułowany – “anulowanie subskrypcji” czy ,,wypisuję się z newslettera”. 

Jaką metodę zapisu na newsletter wybrać?

Aby w sposób legalny przesyłać użytkownikom wiadomości w ramach prowadzonego newslettera oprócz uzyskania zgody, konieczne jest również właściwe udokumentowanie odebrania takiej zgody. To osoba prowadząca newsletter zobowiązana jest bowiem wykazać, że zgoda została złożona przez użytkownika w sposób świadomy i dobrowolny. Dobrą praktyką jest korzystanie z opcji podwójnej weryfikacji adresu e-mail (tzw. double opt-in). Powyższe rozwiązanie polega na potwierdzenie zapisu na listę odbiorców newslettera bezpośrednio z poziomu poczty elektronicznej danego subskrybenta. Stosowanie tej metody zabezpiecza interesy właściciela strony przed konsekwencjami kierowania treści marketingowych do osób, które się na to nie zgodziły, a ich adres został wskazany w formularzu zapisu przez  pomyłkę lub przez osobę trzecią.

Dlaczego muszę zbierać zgody na newsletter?

Zgodnie z przepisami ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz Prawa telekomunikacyjnego nie możesz wysyłać żadnych treść marketingowych do osób, które nie wyraziły na to zgody. W każdym przypadku, musisz mieć możliwość udowodnienia w toku ewentualnej kontroli przed organem nadzorczym, że posiadasz zgody zebrane zgodnie z ww. przepisami, a także właściwymi przepisami o ochronie danych osobowych. Ponadto, jest to istotne w celu obrony przed roszczeniami osób, które mogą kwestionować wyrażenie zgody na otrzymywanie od Ciebie treści
o charakterze marketingowym.

Stworzenie newslettera wbrew pozorom nie jest proste. Po pierwsze sposób zapisu na newsletter nie może być skomplikowany – wymaganie ze strony subskrybentów spełnienia szeregu formalności może skutecznie zniechęcać potencjalnych klientów do tej formy komunikacji. Z drugiej strony należy wypełnić obowiązki prawne i uzyskać zgody osób na wysyłanie im treści o charakterze marketingowym oraz na przetwarzanie ich danych osobowych. Niemniej działając zgodnie z przepisami prawa i pamiętając o ww. obowiązkach można uczynić z newslettera niezwykle skuteczne narzędzie rozwoju naszego biznesu.