Regulamin strony internetowej

Niezależnie od tego czy strona internetowa służy nam do publikowania edukacyjnych treści, recenzji produktów czy prowadzenia działalności gospodarczej powinna być prowadzona zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. O ile obowiązek posiadania regulaminu jest oczywisty w przypadku przedsiębiorców prowadzących sklep on-line, to w przypadku, gdy nasza aktywność w sieci sprowadza się do świadczenia nieodpłatnych usług ten wymóg budzi wiele wątpliwości. W artykule znajdziecie Państwo odpowiedź m.in. na pytanie, w jakich przypadkach zamieszczenie regulaminu na stronie jest konieczne i jakie są konsekwencje niedopełnienia tego obowiązku.

Czym są usługi świadczone drogą elektroniczną?

Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną usługodawcy świadczący usługi drogą elektroniczną muszą posiadać regulamin. W myśl art. 2 pkt. 4 ww. ustawy świadczenie usługi drogą elektroniczną to wykonanie usługi świadczonej bez jednoczesnej obecności stron (na odległość), poprzez przekaz danych na indywidualne żądanie usługobiorcy, przesyłanej i otrzymywanej za pomocą urządzeń do elektronicznego przetwarzania, włącznie z kompresją cyfrową, i przechowywania danych, która jest w całości nadawana, odbierana lub transmitowana za pomocą sieci telekomunikacyjnej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. – Prawo telekomunikacyjne. W przepisach cytowanej ustawy, nie znajdziemy natomiast definicji terminu „usługi”. Aby zrozumieć, co należy rozumieć pod tym pojęciem, należy sięgnąć do regulacji Unii Europejskiej.  W szczególności przywołać należy motyw 18 Dyrektywy o handlu elektronicznym, w którym wyjaśniono, że usługi społeczeństwa informacyjnego nie ograniczają się wyłącznie do usług dających sposobność do zawierania umów on-line, ale, o ile stanowią one działalność gospodarczą, dotyczą także usług, które nie są wynagradzane przez tych, którzy je otrzymują, takie jak usługi polegające na oferowaniu informacji on-line lub informacji handlowych, lub zapewniających narzędzia umożliwiające szukanie, dostęp oraz pozyskiwanie danych; w usługach społeczeństwa informacyjnego mieszczą się także usługi, które polegają na przekazywaniu informacji poprzez sieć komunikacyjną, na zapewnianiu możliwości dostępu do sieci komunikacyjnej lub na hostingu informacji przekazywanych przez usługobiorcę, także usługi przekazywane punkt-punkt, takie jak usługi wideo na żądanie lub przekazywanie informacji handlowych pocztą elektroniczną  (Dyrektywa 2000/31/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 8 czerwca 2000 r. w sprawie niektórych aspektów prawnych usług społeczeństwa informacyjnego, w szczególności handlu elektronicznego w ramach rynku wewnętrznego).

Analiza wskazanych powyżej przepisów prowadzi do wniosku, iż termin ,,usługi” w kontekście świadczenia usług drogą elektroniczną należy rozumieć bardzo szeroko. Do usług świadczonych drogą elektroniczną zaliczyć należy nie tylko usługi oferowane w ramach sklepów internetowych, ale również publikowanie informacji handlowych na stronach internetowych, udostępnianie narzędzi umożliwiających kontakt (formularzy kontaktowych, komunikatorów), oferowanie wysyłki newsletterów, umożliwianie użytkownikom logowania na forach internetowych czy dodawanie komentarzy lub opinii na blogach. Powyższe prowadzi do wniosku, że niemal każda strona internetowa powinna posiadać regulamin. Ten dokument nie jest konieczny jedynie w przypadku stron pełniących funkcje stricte informacyjne, na których nie są udostępniane narzędzia umożliwiające podejmowanie ww. działań przez użytkowników.

Co powinien zawierać regulamin?

Celem regulaminu świadczenia usług drogą elektroniczną jest określenie warunków i zasad korzystania ze strony internetowej w ramach której świadczone są usługi on-line. Zgodnie z przepisami ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, regulamin powinien określać w szczególności rodzaje i zakres usług świadczonych drogą elektroniczną, warunki świadczenia usług drogą elektroniczną, warunki zawierania i rozwiązywania umów o świadczenie usług drogą elektroniczną, a także procedurę postępowania reklamacyjnego. Przepisy ustawy, wskazują dodatkowo, iż w regulaminie znaleźć powinny się informacje określające wymagania techniczne niezbędne do korzystania z danej strony (np. minimalne wymagania sprzętowe, wersje przeglądarki, wtyczki i skrypty niezbędne do uruchomienia strony) oraz informację o zakazie dostarczania przez użytkowników strony treści o charakterze bezprawnym.

Powyższe obligatoryjne elementy regulaminu powinny oczywiście być uzupełnione o dodatkowe postanowienia takie jak określenie danych przedsiębiorcy prowadzącego stronę, opis funkcjonalności dostępnych dla użytkowników strony, zasady świadczenia usług drogą elektroniczną oferowanych w ramach danej strony www czy informacje o prawach autorskich w zakresie treści dostępnych na stronie. 

Jakich błędów należy unikać tworząc regulamin?

W praktyce najczęstszym błędem jaki możemy zauważyć analizując regulaminy świadczenia usług drogą elektroniczną jest kopiowanie postanowień regulaminów z innych stron, nierzadko zagranicznych serwisów. Pomijając kwestie naruszenia praw autorskich i odpowiedzialność z tym związaną, takie działanie prowadzi do tego, iż najczęściej nasz regulamin nie jest dostosowany do potrzeb i specyfiki naszego biznesu. W wielu przypadkach powielane postanowienia nie odpowiadają zakresowi prowadzonej przez nas działalności, a co gorsza nie są zgodne z obowiązującymi w Polsce przepisami prawa.

Częstym błędem jest również powielanie w regulaminach niedozwolonych klauzul umownych, czyli postanowień, które kształtują prawa i obowiązki konsumentów w sposób sprzeczny z dobrymi obyczajami, rażąco naruszając jego interesy. Zauważyć bowiem należy, iż regulamin stanowi wzorzec umowy (ogólne warunki umowy) w rozumieniu art. 384 § 1 k.c. Natomiast zgodnie z art. 385¹ § 1 k.c., postanowienia umowy zawieranej z konsumentem nieuzgodnione indywidualnie nie wiążą go, jeżeli kształtują jego prawa i obowiązki w sposób sprzeczny z dobrymi obyczajami, rażąco naruszając jego interesy (niedozwolone postanowienia umowne). Tytułem przykładu za niedozwolone postanowienia umowne uznawane są np. postanowienia, które w szczególności wyłączają lub ograniczają odpowiedzialność względem konsumenta za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania lub uprawniają kontrahenta konsumenta do jednostronnej zmiany umowy bez ważnej przyczyny wskazanej w tej umowie.

Dodatkowo, ważne jest iż regulamin musi być udostępniany wszystkim użytkownikom w sposób nieodpłatny, na każde ich żądanie. Zgodnie z postanowieniami ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, usługodawca zobowiązany jest udostępnić usługobiorcy regulamin w taki sposób, który umożliwia pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie treści regulaminu za pomocą systemu teleinformatycznego, którym posługuje się usługobiorca. Jest to o tyle istotne, iż zgodnie z art. 8 ust. 2 ww. ustawy usługobiorca nie jest związany tymi postanowieniami regulaminu, które nie zostały mu udostępnione ww. sposób. Wobec tego udostępnienie regulaminu na stronie WWW, musi nastąpić w taki sposób, by był możliwy do niego nie tylko dostęp, ale również istniała możliwość skopiowania pełnego regulaminu ze strony internetowej. Powyższe oznacza, że regulamin musi być udostępniany w odpowiednim formacie, umożliwiającym jego zapisanie i odtworzenie bez podejmowania dodatkowych czynności przez usługobiorców, takich jak np. zainstalowanie odpowiedniego oprogramowania do odtworzenia treści regulaminu.

Dodatkowo, należy pamiętać o aktualizacji postanowień regulaminu. W każdym przypadku zmiany zakresu prowadzonej działalności, udostępnienia na stronie nowych funkcjonalności regulamin musi zostać zaktualizowany, tak aby jego postanowienia odpowiadały rzeczywistej działalności podejmowanej przez nas on-line.

Co grozi za brak regulaminu?

Brak regulaminu określającego zasady świadczenia usług drogą elektronicznej może skutkować nałożeniem kary pieniężnej przez Prezesa UOKiK. Brak tego dokumentu, w przypadku gdy właściciel strony świadczy usługi (także nieodpłatnie) drogą elektroniczną może być uznane przez Prezesa UOKiK za praktykę naruszającą zbiorowe interesy konsumentów w postaci naruszenia obowiązku udzielania konsumentom rzetelnej, prawdziwej i pełnej informacji. Sankcja jaka grozi za powyższe to kara pieniężna w wysokości do 10% obrotu. Ponadto, zauważyć należy że ważne jest również posiadanie regulaminu dostosowanego do zakresu prowadzonej przez nas działalności. W przypadku, gdy postanowienia regulaminu nie odpowiadają specyfice danego biznesu, przedsiębiorca musi liczyć się z ryzykiem ewentualnych reklamacji ze strony klientów. Natomiast, w przypadku ewentualnego sporu, wszelkie wątpliwości interpretacyjne związane z postanowieniami regulaminu rozstrzygane będą na korzyść klientów (usługobiorców) danej strony.

Podsumowując, analiza przepisów wskazuje, iż prawie każda strona internetowa powinna posiadać regulamin. Kształt tego dokumentu powinien być dostosowany do zakresu prowadzonego przez nas biznesu, rodzaju usług i narzędzi oferowanych użytkownikom strony. Niemniej istotne, jest właściwe udostępnienie jego treści odbiorcom. Sankcje za brak regulaminu lub zamieszczanie w nim niedozwolonych klauzul umownych, oprócz strat wizerunkowych wiążą się również z karami pieniężnymi. Dlatego też, prowadząc biznes on-line warto zadbać nie tylko o zamieszczenie na stronie regulaminu, ale również o to, aby jego postanowienia były zgodne z obowiązującymi przepisami prawa.