Zatrudnienie obywatela Ukrainy

W związku z konfliktem zbrojnym w Ukrainie, gotowość do zatrudnienia obywateli tego kraju zgłasza wielu przedsiębiorców z różnych branż. Do 24 lutego 2022 roku powierzenie pracy na terytorium Polski cudzoziemcowi niebędącemu obywatelem kraju członkowskiego Unii Europejskiej wiązało się z koniecznością dopełnienia szeregu formalności i uzyskaniem stosownych zezwoleń. Aktualnie, na skutek wejścia w życie tzw. specustawy całkowicie zmienił się tryb zatrudniania obywateli Ukrainy. Czy przedsiębiorcy na gruncie nowych przepisów są zobowiązani do uzyskania zgody na zatrudnienie obywatela Ukrainy? Czy mogą zatrudnić osobę, która nie posiada numeru PESEL? Jakie dokumenty przyszły pracownik powinien przedstawić przedsiębiorcy przed zawarciem umowy o pracę? Odpowiedzi na najważniejsze pytania związane z legalnym zatrudnianiem obywateli Ukrainy znajdziecie Państwo poniżej.

Kto może legalnie pracować w Polsce?

Szczególny, uproszczony tryb zatrudniania obywateli Ukrainy został określony w ustawie z 12 marca 2022 roku o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa (Dz. U. z 2022 r. poz. 583) (,,specustawa”). Co do zasady zgodnie z tym aktem prawnym obywatelom Ukrainy przysługuje prawo do wykonywania pracy w Polsce przez cały okres legalnego pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

W Polsce zgodnie z przepisami specustawy zatrudnienie może podjąć obywatel Ukrainy, który:

1. przebywa w Polsce legalnie (posiada ważny tytuł pobytowy) lub
2. przybył legalnie na terytorium Polski w okresie od dnia 24 lutego 2022 roku z Ukrainy
   i deklaruje zamiar pozostania w Polsce.

Tytuł pobytowy to dokument, która uprawnia daną osobę do pobytu na terytorium Polski lub innego kraju Unii Europejskiej. Takim dokumentem jest np. ważna wiza krajowa, zezwolenie na pobyt stały, zezwolenie na pobyt czasowy czy paszport w przypadku wjazdu i pobytu na terytorium Polski w ruchu bezwizowym.

Ważne jest również, iż przepisy specustawy przyznają szczególną ochronę małżonkom obywateli Ukrainy, którzy nie mają obywatelstwa ukraińskiego. Zgodnie z przepisami specustawy małżonka obywatela Ukrainy, który nie ma obywatelstwa ukraińskiego, o ile przybył na terytorium Polski z terytorium Ukrainy w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terytorium tego państwa, uznaje się, za osobę przebywającą legalnie w Polsce. W konsekwencji takiej osobie, niebędącej obywatelem Ukrainy również przysługuje prawo do wykonywania pracy w Polsce.

Jak sprawdzić, czy osoba, którą chcę zatrudnić przebywa w Polsce zgodnie z prawem?

W praktyce najwięcej wątpliwości może budzić kwestia ustalenia, czy osoba którą chcemy zatrudnić przebywa na terytorium Rzeczypospolitej legalnie. Obywatelom Ukrainy, którzy przybyli na terytorium Polski od 24 lutego 2022 roku, przysługuje na podstawie specustawy tzw. ochrona czasowa. Oznacza to, że ich pobyt jest legalny przez 18 miesięcy licząc od 24 lutego 2022 roku, czyli do 23 sierpnia 2023 roku, niezależnie od daty rzeczywistego przekroczenia granicy. Po upływie 9 miesięcy osoby, których pobyt został uznany za legalny, mogą ubiegać się o zezwolenie na pobyt czasowy na okres 3 lat.

Obywatel Ukrainy, który w związku z konfliktem zbrojnym przybył do Polski od 24 lutego 2022 roku, powinien posiadać stempel w paszporcie lub innym dokumencie podróży, który został umieszczony przez Straż Graniczną. Stempel wraz ze wskazaniem daty stanowi potwierdzenie legalnego przekroczenie granicy. Natomiast, że w sytuacji, gdy obywatel, który posiada Kartę Polaka lub obywatel Ukrainy, który w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terytorium tego państwa przybył do Polski z terytorium Ukrainy, a jego wjazd nie został zarejestrowany przez komendanta placówki Straży Granicznej podczas kontroli granicznej, zobowiązany jest złożyć wniosek o nadanie numeru PESEL. Wniosek powinien złożyć nie później niż 60 dni od dnia wjazdu na teren Polski. Wówczas na tej podstawie jego pobyt w Polsce zostanie zarejestrowany i jest uznawany za zgodny z prawem.

Szczególne zasady zatrudniania obywateli Ukrainy unormowane w specustawie dotyczą również obywateli Ukrainy, którzy nie mają tytułu pobytowego, ale przed 24 lutego 2022 roku rozpoczęli procedurę uzyskania takiego tytułu. Pobyt na terytorium Polski takich osób jest legalny od dnia złożenia wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy, o przedłużenie wizy Schengen lub wizy krajowej lub o udzielenie zezwolenia na pobyt stały i zgody na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej – do dnia, w którym decyzja w sprawie udzielenia zezwolenia na pobyt czasowy stanie się ostateczna. W takiej sytuacji wojewoda umieszcza w dokumencie podróży obywatela Ukrainy odcisk stempla potwierdzającego złożenie wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy, wniosku o przedłużenie wizy Schengen lub wizy krajowej albo wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt stały lub pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej.

Dodatkowo, warto mieć na uwadze, że specustawa reguluje również sytuację obywateli Ukrainy, którzy przebywali na terytorium Polski legalnie w dniu w którym doszło do ataku militarnego Rosji na Ukrainę. W tym zakresie specustawa przewiduje, iż w przypadku gdy ostatni dzień legalnego pobytu obywatela Ukrainy w Polsce na podstawie wizy krajowej lub zezwolenia na pobyt czasowy przypada w okresie od 24 lutego 2022 roku, to okres ważności tych tytułów pobytowych ulega przedłużeniu z mocy prawa do 31 grudnia 2022 roku.  Natomiast w sytuacji, gdy ostatni dzień legalnego pobytu obywatela Ukrainy w Polsce na podstawie wizy Schengen wydanej przez organ polski, wizy wydanej przez inne państwo obszaru Schengen  lub w ramach ruchu bezwizowego przypada w okresie od 24 lutego 2022 roku, a pobyt ten rozpoczął się przed tym dniem, jego pobyt uznaje się za legalny przez okres 18 miesięcy tj. do dnia 23 sierpnia 2023 roku.

Wobec powyższego, pracodawca przed powierzeniem pracy obywatelowi Ukrainy powinien sprawdzić czy osoba, którą chce zatrudnić legalnie przebywa w Polsce, czyli czy posiada np. paszport z właściwymi stemplami, inny dokumentu podróży, zaświadczenie o nadaniu numeru PESEL, wizę (wyjątkiem jest tu wiza turystyczna) czy zezwolenie na pobyt czasowy. W przypadku, małżonków obywateli Ukrainy, którzy nie posiadają obywatelstwa ukraińskiego istotnym dokumentem będzie również akt małżeństwa z obywatelem Ukrainy. Kopię wskazanych dokumentów przedsiębiorca powinien przechowywać w aktach pracownika. W przypadku ewentualnej kontroli to na przedsiębiorcy spoczywał będzie obowiązek udowodnienia, iż osoba którą zatrudnił w sposób legalny przebywała w Polsce w okresie wykonywania pracy.

Jakie obowiązki musi spełnić przedsiębiorca?

Przedsiębiorca, który zdecyduje się na zatrudnienie obywatela Ukrainy do którego zastosowanie znajdują przepisy specustawy nie musi uzyskiwać żadnych zezwoleń czy innego rodzaju dokumentów uprawniających go do powierzenia mu pracy. Zobowiązany jest jedynie złożyć stosowną informację do powiatowego urzędu pracy. Musi to zrobić w terminie 14 dni od daty podjęcia pracy przez obywatela Ukrainy. Urzędem do którego należy złożyć powiadomienie jest urząd właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania pracodawcy. Przedsiębiorca zobowiązany jest złożyć powiadomienie w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego – praca.gov.pl.  Ważne, iż niedopełnienie tych warunków oznacza brak możliwości powierzenia pracy obywatelowi Ukrainy bez zezwolenia na pracę.

Jakie informacje należy podać w zgłoszeniu do urzędu pracy

W zgłoszeniu podjęcia pracy przez obywatela Ukrainy przedsiębiorca zobowiązany jest podać informacje dotyczące swojej firmy takie jak: nazwę albo imię i nazwisko, adres siedziby albo miejsca zamieszkania, numer telefonu lub adres poczty elektronicznej o charakterze służbowym, numer identyfikacyjny NIP i REGON – w przypadku podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą albo numer PESEL – w przypadku osoby fizycznej, symbol PKD oraz opis wykonywanej działalności związanej z pracą obywateli Ukrainy. Dodatkowo w przypadku podmiotu powierzającego wykonywanie pracy obywatelowi Ukrainy, który prowadzi agencję zatrudnienia świadczącą usługi pracy tymczasowej konieczne jest podanie w zgłoszeniu numeru wpisu do rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia.

Oprócz informacji dotyczącej prowadzonej działalności, w powiadomieniu muszą znaleźć się dane osobowe pracownika tj.: imię i nazwisko, data urodzenia, płeć, obywatelstwo, rodzaj, numer i serię dokumentu podróży lub innego dokumentu stwierdzającego lub pozwalającego ustalić tożsamość oraz państwo, w którym wydano ten dokument, numer PESEL – o ile został nadany. Ponadto, konieczne jest wskazanie rodzaju umowy, która zawierana jest z obywatelem Ukrainy, stanowiska lub rodzaju wykonywanej pracy oraz miejsca wykonywanej pracy.

O czym powinien pamiętać przedsiębiorca zawierając umowę z obywatelem Ukrainy?

Przepisy specustawy nie wprowadzają ograniczeń w zakresie formy zatrudnienia. Możliwe zatem jest zatrudnienie obywatela Ukrainy na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia lub umowy o dzieło. Jednakże, przedsiębiorca powinien pamiętać o konieczności zagwarantowania pracownikowi minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz minimalnej stawki godzinowej dla umów cywilnoprawnych wynikającej z aktualnie obowiązanych przepisów prawa (min. ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę i obwieszczenie Prezesa Rady Ministrów w przedmiocie wysokości minimalnej stawki godzinowej, w 2022 roku minimalna stawka godzinowa wynosi 19,70 zł brutto, a minimalne wynagrodzenie za pracę w pełnym wymiarze 3010 zł brutto).  

Dodatkowo, zgodnie z właściwymi przepisami ustawy o języku polskim umowy z udziałem konsumentów i umowy z zakresu prawa pracy, sporządzone powinny być w języku polskim. Zasada sporządzania umów po polsku, dotyczy sytuacji gdy osoba świadcząca pracę ma miejsce zamieszkania na terytorium Polski w chwili zawarcia umowy oraz umowa ma być wykonana lub wykonywana na terytorium Polski. Jednakże w myśl. art. 8 ust. 1 b ustawy o języku polskim umowy te mogą być sporządzone w języku obcym na wniosek osoby świadczącej pracę lub konsumenta. Wobec powyższego, o ile w Polsce obowiązuje zasada sporządzania umów w języku polskim to na wniosek pracownika taka umowa może zostać sporządzona w jego ojczystym języku. Natomiast z punktu widzenia pracodawcy najwłaściwszym rozwiązaniem wydaje się sporządzanie w takich przypadkach umów dwujęzycznych.

Czy mogę zatrudnić osobę, której nie został nadany numer PESEL?

Przepisy specustawy nie uzależniają możliwości podjęcia pracy przez obywatela Ukrainy od posiadania numeru PESEL. W powiadomieniu składanym do urzędu pracy przez pracodawcę wymagane jest podanie numeru PESEL obywatela Ukrainy, jedynie w sytuacji gdy osoba taki numer posiada.  Nie ma zatem żadnych przeszkód, aby przedsiębiorca zatrudnił pracownika, któremu nie został jeszcze nadany numer PESEL.  Niemniej nadanie cudzoziemcowi numeru PESEL stanowi formę potwierdzenia, że taka osoba korzysta z ochrony czasowej zgodnie z przepisami specustawy i mają do niej zastosowanie uproszczone procedury legalizacji pobytu i zatrudnienia. Zaświadczenie o nadaniu numeru PESEL,  stanowi zatem potwierdzenie, iż osoba, którą przedsiębiorca chce zatrudnić przebywa w Polsce zgodnie z prawem.

Czy obywatel Ukrainy może zarejestrować się w urzędzie pracy jak bezrobotny?

Obywatele Ukrainy, którzy zgodnie z przepisami specustawy są uprawnieni do wykonywania pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej mogą korzystać ze wsparcia oferowanego przez urzędy pracy. Przysługuje im prawo do zarejestrowania się i ubiegania o status osoby bezrobotnej lub poszukującej pracy. Istotne, że do obywateli Ukrainy nie są stosowane kryteria wieku tj. 60 lat w przypadku kobiet i 65 – mężczyzn. Oznacza to, że także osoby starsze mogą zarejestrować się w urzędzie pracy i zostać uznane za osobę bezrobotną albo poszukującą pracy.

Czy przepisy określają limit pracowników, których mogę zatrudnić na podstawie specustawy?

Przepisy specustawy nie określają maksymalnej liczby pracowników, którzy mogą zostać zatrudnieni w danym przedsiębiorstwie w uproszczonym trybie. Jednak zgodnie z art. 22 ust. 8 specustawy,  Minister właściwy do spraw pracy może określić, w drodze rozporządzenia, liczbę obywateli Ukrainy, którym pracodawca może powierzyć wykonywanie pracy, ustaloną w stosunku do liczby wszystkich zatrudnionych. Ministerstwo w tym zakresie kierować  ma się względami bezpieczeństwa państwa i porządku publicznego, ochroną lokalnych rynków pracy oraz zasadą komplementarności zatrudnienia cudzoziemców w stosunku do obywateli polskich.

Podsumowując, przedsiębiorca który chce w sposób zgodny z prawem zatrudnić obywatela Ukrainy zobowiązany jest przede wszystkim zweryfikować czy osoba, którą zatrudnia przebywa w Polsce legalnie i znajdują do niej zastosowanie przepisy specustawy. Ważne, iż powyżej określone uprawnienia przysługujące w Polsce obywatelom Ukrainy na podstawie specustawy nie dają im prawa do pracy w innych krajach Unii Europejskiej. W każdym przypadku obywatele Ukrainy zobowiązani są uzyskać prawo do pracy zgodnie z właściwymi przepisami obowiązującymi w państwie w którym zamierzają pracować.