Jak założyć dzialalność?

Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej jest dobrą alternatywą dla osób, które chcą pracować na własny rachunek. Niektórzy wciąż jednak wstrzymują się z decyzją o prowadzeniu własnej firmy, obawiając się formalności związanych z rejestracją działalności gospodarczej. W rzeczywistości, o ile sam proces rejestracji firmy nie jest skomplikowany to warto się do niego dobrze przygotować. W pierwszej kolejności należy rozważyć, czy charakter prowadzonego przez Nas biznesu nie umożliwia nam prowadzenia działalności w formie nieewidencjonowanej. Szczegóły prowadzenia działalności w formie nierejestrowej znajdziecie Państwo w ostatnim artykule na blogu. Natomiast poniżej przedstawione zostaną kluczowe kwestie na jakie należy zwrócić uwagę przed złożeniem wniosku o wpis do CEIDG.

Kto może prowadzić w Polsce własną firmę?

Przepisy przyznają dużą swobodę w zakresie podejmowania i prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Zasady podejmowania, wykonywania i zakończenia działalności gospodarczej, w tym prawa i obowiązki przedsiębiorców określone zostały w ustawie z dnia 6 marca 2018 roku – Prawo przedsiębiorców. Zgodnie z art. 2 ww. ustawy podejmowanie, wykonywanie i zakończenie działalności gospodarczej jest wolne dla każdego na równych prawach.  Co do zasady zatem jednoosobową działalność gospodarczą może prowadzić każda osoba fizyczna, niezależnie od tego czy zatrudniona jest na podstawie umowy o pracę, przebywa na urlopie macierzyńskim lub na emeryturze. Co więcej, własną firmę może prowadzić również osoba niepełnoletnia. Jednak, w takim przypadku wszelkie działania związane z prowadzeniem własnej działalności, od rejestracji w CEIDG po zwieranie umów z kontrahentami wymagają zgody  przedstawicieli ustawowego takiej osoby (np. rodzica).

Ograniczenia w zakresie podejmowania działalności gospodarczej dotyczą natomiast osób pełniących funkcje publiczne (np. pracowników urzędów państwowych zajmujących stanowiska kierownicze, prezydentów miast, prezesów spółek Skarbu Państwa) oraz osób skazanych prawomocnym wyrokiem za przestępstwo gospodarcze lub przestępstwo skarbowe.

Rejestracja w CEIDG

Podstawowym krokiem na drodze do prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej jest rejestracja firmy w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. CEIDG to prowadzony w systemie teleinformatycznym przez ministra właściwego do spraw gospodarki spis przedsiębiorców będących osobami fizycznymi. Platforma CEIDG jest dostępna w serwisie biznes.gov.pl. Umożliwia nie tylko złożenie wniosku o wpis, czyli rejestrację działalności, ale również dokonywanie zmian np. zmianę adresu prowadzonej działalności. Rejestracja (zalogowanie) w CEIDG możliwa jest pod następującym adresem https://www.biznes.gov.pl/pl/e-uslugi/00_0736_00 za pośrednictwem Profilu Zaufanego (np. poprzez bankowość elektroniczną) lub z wykorzystaniem e-dowodu. Wniosek o wpis do CEIDG nie podlega żadnym opłatom i może zostać złożony:

1. osobiście w dowolnym urzędzie miasta lub gminy,
2. korespondencyjnie,
3. elektronicznie za pośrednictwem kreatora wniosku.

O czym należy pamiętać przed złożeniem wniosku o wpis w CEIDG?

• Nazwa firmy

Przed rejestracją w CEIDG, warto rozważyć pod jaką nazwą będziemy prowadzili naszą działalność. Co do zasady, zgodnie z art. 43⁴ Kodeksu cywilnego firmą osoby fizycznej jest jej imię i nazwisko. Nie wyklucza to włączenia do firmy pseudonimu lub określeń wskazujących na przedmiot działalności przedsiębiorcy, miejsce jej prowadzenia oraz innych określeń dowolnie obranych. Wobec powyższego nazwa firma musi zawierać co najmniej imię i nazwisko przedsiębiorcy np. Anna Nowak. Dodatkowo można dodać do imienia i nazwiska inne elementy, na przykład opisujące profil działalności – Anna Nowak Zakład fotograficzny.

• Adres prowadzonej działalności

Podczas rejestracji w CEIDG, konieczne jest wskazanie adresu do doręczeń, czyli miejsca, w którym przedsiębiorca odbiera korespondencję dotyczącą prowadzonej działalności gospodarczej oraz adresu stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej, jeżeli działalność prowadzona jest w stałym miejscu. Co do zasady działalność można prowadzić w jednym lub wielu stałych miejscach np. w biurze, w biurze wirtualnym, we własnym mieszkaniu albo bez stałego adresu (w przypadku usług świadczonych z dojazdem do Klienta).

Możliwe jest również zgłoszenie dodatkowych stałych miejsc prowadzenia działalności (np. filii i oddziałów). Ważne, że przedsiębiorca powinien posiadać tytuł prawny do każdej nieruchomości, której adres zgłasza do CEIDG. Tytułem prawnym do nieruchomości może być prawo własności nieruchomości lub lokalu mieszkalnego, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, najem lokalu lub dzierżawa nieruchomości.

• Sprawdź czy planowana działalność nie jest działalnością reglamentowaną

Działalność reglamentowana to działalność gospodarcza, której podjęcie wymaga spełnienia określonych warunków. W takim przypadku, aby prowadzić daną działalność, przedsiębiorca zobowiązany jest wystąpić o pozwolenie do właściwego urzędu. Reglamentacja może mieć formę:

1. koncesji (np. w przypadku działalności w zakresie ochrony osób i mienia czy prowadzenia kasyna),
2. zezwolenia (np. w przypadku sprzedaży alkoholu, prowadzenia apteki)
3. wpisu do rejestru działalności regulowanej (np. w przypadku prowadzenia indywidualnej praktyki lekarskiej, usług detektywistycznych).

Obowiązek uzyskania koncesji, zezwolenia lub wpisu rejestru działalności regulowanej w Polsce dotyczy około 90 różnych rodzajów działalności gospodarczej. Dodatkowo w przypadku niektórych działalności gospodarczych przedsiębiorca może być zobowiązany do uzyskania licencji np. w zawodzie doradcy podatkowego czy architekta.  

Zweryfikowanie czy planowana działalność gospodarcza nie jest działalnością reglamentowaną, jest o tyle istotne, iż dopiero po uzyskaniu koncesji, licencji, zezwolenia albo zaświadczenia o wpisie do rejestru działalności regulowanej, przedsiębiorca może rozpocząć prowadzenie tego typu działalności.

• Wybierz właściwy kod PKD

Przedsiębiorca podczas rejestracji firmy w CEIDG, zobowiązany jest przypisać swoją działalność do określonego kodu w Polskiej Klasyfikacji Działalności, czyli wybrać kod PKD. Każdy rodzaj działalności gospodarczej ma swój kod PKD. Co do zasady kody są wykorzystywane w statystyce publicznej. Mają też znaczenie na gruncie podatkowym (niektóre kody są powiązane z określonymi formami opodatkowania, obowiązkiem korzystania z kasy fiskalnej lub rejestracją VAT). Kody można sprawdzić korzystając z następującej wyszukiwarki: https://www.biznes.gov.pl/pl/tabela-pkd, np. właściwym kodem dla działalności prawniczej jest kod 69.10. Z.

• Wybierz formę opodatkowania dochodów

Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobowe działalności gospodarcze są podatnikami podatku dochodowego od osób fizycznych, czyli podatku PIT. Rejestrując działalność w CEIDG przedsiębiorca powinien dokonać wyboru formy opodatkowania dochodów z działalności gospodarczej. Przedsiębiorcy mają do wyboru następujące możliwości:

1. rozliczenie na zasadach ogólnych, według skali podatkowej (stawka podatkowa 17% i 32%) – jest to podstawowa forma opodatkowania dochodów z działalności gospodarczej, w przypadku braku wyboru innej formy przedsiębiorca zostanie opodatkowany na zasadach ogólnych,
2. rozliczenie według stawki liniowej (stawka podatkowa 19%),
3. rozliczenie ryczałtowe od przychodów ewidencjonowanych – wskazana forma nie zawsze  jest możliwa, między innymi ze względu na wyłączenia spod opodatkowania ryczałtem niektórych rodzajów działalności, np. w zakresie prowadzenia aptek, czy działalności prawniczej.

Dodatkowo, co do zasady każdy przedsiębiorca zobowiązany jest do rejestracji i rozliczania VAT. Jest to podatek pobierany na każdym etapie obrotu towarami lub usługami (wartość podatku jest doliczana do każdej transakcji). Przedsiębiorca zobowiązany jest do rozliczania podatku VAT niezależnie od podatku dochodowego PIT. Natomiast, warto mieć na uwadze, że przedsiębiorca nie jest zobowiązany do rejestracji i rozliczania VAT-u w przypadku gdy w ramach prowadzonej działalności sprzedaż nie przekracza limitu 200 tys. zł rocznie lub przedsiębiorca sprzedaje wyłącznie towary i usługi zwolnione z VAT.

• Sprawdź możliwość skorzystania z ulg w ramach ubezpieczeń w ZUS

Każdy przedsiębiorca, co do zasady zobowiązany jest rozliczać i opłacać za siebie składki do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych na:

1. ubezpieczenia społeczne, z których obowiązkowe są: ubezpieczenia emerytalne, rentowe i wypadkowe, a dobrowolne jest ubezpieczanie chorobowe,
2. ubezpieczenie zdrowotne,
3. Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy.

Do ubezpieczeń w ZUS przedsiębiorca może zgłosić się podczas rejestracji  w CEIDG lub później na dedykowanych formularzach (w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia prowadzenia działalności).

Przedsiębiorcy rozpoczynający prowadzenie działalności mogą skorzystać z następujących ulg:

1. Ulga na start –  dotyczy przedsiębiorców, którzy zaczynają działalność gospodarczą lub zamknęli poprzednią przynajmniej 60 miesięcy wcześniej oraz nie planują świadczyć usług na rzecz byłego pracodawcy przez pierwszych 6 miesięcy działalności. Ulga zwalnia z płacenia składek na ubezpieczenie społeczne przez sześć pełnych miesięcy od rozpoczęcia działalności.  Korzystając z Ulgi na start, przedsiębiorca zobowiązany jest opłacać za siebie wyłącznie składkę zdrowotną,
2. Mały ZUS – obniżone składki ZUS przez 24 miesiące – przedsiębiorca może opłacać preferencyjne składki na ZUS jeżeli spełnia łącznie dwa warunki: nie prowadzi lub
   w okresie ostatnich 60 miesięcy kalendarzowych przed dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej nie prowadził innej pozarolniczej działalności oraz nie wykonuje działalności gospodarczej na rzecz byłego pracodawcy, u którego w bieżącym lub
   w poprzednim roku kalendarzowym pracował na etacie i wykonywał czynności wchodzące w zakres obecnie wykonywanej działalności. Przedsiębiorcy, którzy korzystają z tej formy wsparcia na początku prowadzenia działalności mogą przez pełne 24 miesiące kalendarzowe płacić niższe składki na ubezpieczenia społeczne, liczone od obniżonej podstawy. Zobowiązani są jednak do opłacania składki zdrowotnej,
3. Mały ZUS Plus – ze wskazanej ulgi może skorzystać przedsiębiorca, jeżeli jego przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej prowadzonej przez cały poprzedni rok kalendarzowy nie przekroczyły 120.000,00 zł i prowadził działalność gospodarczą
   w poprzednim roku kalendarzowym przez nie mniej niż 60 dni kalendarzowych. W ramach tej ulgi przedsiębiorca będzie opłacał niższe składki na ubezpieczenia społeczne maksymalnie przez 36 miesięcy w ciągu kolejnych 60 miesięcy kalendarzowych prowadzenia działalności gospodarczej (istotne, że do okresu 36 miesięcy wlicza się okres korzystania z Małego ZUS).

Jak złożyć wniosek o wpis do CEIDG?

Najpopularniejszą aktualnie formą rejestracji firmy w CEIDG jest złożenie wniosku w formie elektronicznej. Możliwe jest to za pośrednictwem kreatora wniosku, dostępnego pod adresem: https://www.biznes.gov.pl/pl/e-uslugi/00_0736_00.

Korzystając z kreatora należy wybrać i zaznaczyć odpowiednie opcje, które dotyczą przedsiębiorcy lub wpisać właściwe dane.  System sam automatycznie przygotowuje wniosek o wpis do rejestru przedsiębiorców oraz zgłoszenie do ZUS/KRUS, GUS i właściwego Urzędu Skarbowego. Ważne, że zgłoszenia do ZUS przedsiębiorca może dokonać także później. Rejestracja w CEIDG i złożenie wniosku możliwe jest za pośrednictwem Profilu Zaufanego (np. poprzez bankowość elektroniczną) lub podpisu kwalifikowanego. Wniosek przygotowany on-line można również podpisać osobiście w urzędzie.

We wniosku o wpis do rejestru CEIDG należy podać następujące dane:

1. imię, nazwisko, imiona rodziców, datę i miejsce urodzenia,
2. rodzaj, serię i numer dokumentu tożsamości,
3. PESEL,
4. posiadane obywatelstwa,
5. numer NIP i REGON, jeśli zostały nadane,
6. adres zamieszkania oraz inne adresy związane z zakładaną działalnością gospodarczą,
7. nazwę działalności gospodarczej i nazwę skróconą firmy,
8. datę rozpoczęcia działalności,
9. kody PKD,
10. liczbę pracowników, których przedsiębiorca planuje zatrudnić,
11. informacje o ubezpieczeniu w ZUS, KRUS lub za granicą,
12. dane urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania.

Istotne, iż w przypadku, gdy przedsiębiorca nie ma nadanego nr NIP lub REGON, to wniosek o wpis do rejestru będzie jednocześnie wnioskiem do Głównego Urzędu Statystycznego oraz Urzędu Skarbowego o ich nadanie. NIP i REGON zostaną automatycznie uzupełnione w rejestrze CEDIG.

Dodatkowo, rejestrując firmę w CEDIG można dokonać zgłoszenia pełnomocnika czyli osoby, która będzie upoważniona do działania w imieniu przedsiębiorcy, zgodnie z zakresem udzielonego pełnomocnictwa (np. będzie uprawniona do zawierania umów, przyjmowania płatności czy reprezentowania przedsiębiorcy przed urzędem lub sądem). Ważne natomiast, iż sam wniosek elektroniczny o wpis do CEIDG nie może być złożony przez pełnomocnika.

O czym należy pamiętać po wpisie do CEIDG?

• Konto bankowe

Po wpisie do CEIDG przedsiębiorca zobowiązany jest założyć firmowy rachunek bankowy. Firmowy rachunek bankowy jest wykorzystywany przed przedsiębiorców w rozliczeniach z ZUS (opłacanie składek) oraz Urzędem Skarbowym (opłacanie podatków). Prowadzenie odrębnego rachunku firmowego jest istotne ponieważ, zgodnie z właściwymi przepisami przedsiębiorca nie może dokonywać płatności gotówkowych w przypadku, gdy:

1. jednorazowa wartość transakcji przekracza równowartość 15 tys. zł, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności (ważne, że od 1 stycznia 2023 roku limit płatności gotówkowych w transakcjach między przedsiębiorcami będzie wynosić 8 tys. zł brutto),
2. stroną transakcji jest inny przedsiębiorca.

Dodatkowo, firmowy rachunek bankowy jest niezbędny w przypadku, gdy przedsiębiorca jest podatnikiem VAT (wówczas numer firmowego rachunku jest publikowany na tzw. Białej liście podatników VAT) lub dokonuje transakcji z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności (tzw. split payment).

• Rejestracja jako podatnik VAT

W przypadku, gdy przedsiębiorca zobowiązany jest do rejestracji i rozliczania VAT, konieczne jest złożenie osobiście w Urzędzie Skarbowym właściwym ze względu na jego miejsca zamieszkania, formularza VAT-R.  Wskazany formularz przedsiębiorca zobowiązany jest złożyć najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia sprzedaży towarów lub świadczenia usług objętych VAT. Dodatkowo, oprócz formularza VAT-R, przedsiębiorca zobowiązany jest do złożenia w Urzędzie Skarbowym formularza UPL-1, czyli pełnomocnictwa dla księgowej do składania rozliczeń.

• Zgłoszenie do ZUS

W sytuacji, gdy przedsiębiorca w ramach rejestracji firmy w CEIDG nie dokona zgłoszenia do ubezpieczeń w ZUS to zobowiązany jest do złożenia w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia prowadzenia działalności stosownego zgłoszenia do ZUS na dedykowanych formularzach – ZUA lub ZZA.

• Aktualizacja zmiany danych w CEIDG

W przypadku jakiejkolwiek zmiany danych w CEIDG, np. zmiany adresu do doręczeń, numeru firmowego konta bankowego przedsiębiorca zobowiązany jest dokonać stosownego zgłoszenia. Zgłoszenia zmiany danych dokonuje się poprzez platformę CEIDG, w terminie 7 dni od dnia ich zaistnienia.

Rejestracja firmy on-line z wykorzystaniem kreatora wniosku CEIDG jest bezpłatna i w przypadku gdy mamy przygotowane wszystkie powyższe informacje nie trwa stosunkowo długo. Po skutecznym złożeniu wniosku o rejestrację firmy w CEIDG, uzyskaniu nr REGON i NIP przedsiębiorca może rozpocząć prowadzenie działalności  nawet w dniu złożenia wniosku o wpis. Natomiast, sam wpis do CEIDG mogą Państwo sprawdzić w wyszukiwarce, dostępnej pod następującym adresem: https://aplikacja.ceidg.gov.pl/CEIDG/CEIDG.Public.UI/Search.aspx.